RODO dla tłumaczy, czyli obowiązki związane z danymi osobowymi
Ochrona danych osobowych od maja 2018 roku stanowi bardzo ważny aspekt niemal każdego biznesu. Podobnie jak w przypadku wielu innych zawodów, tłumacze również muszą respektować zasady RODO.
Od momentu wprowadzenia unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych, wielu przedsiębiorców musiało dość mocno zmienić profil działania. Wymagania zawarte w dokumencie zawierają spis szeregu czynności, dzięki którym nie będzie naruszony proces przetwarzania informacji na temat osób fizycznych. Nic więc dziwnego, że w życie weszły również zasady RODO dla tłumaczy, którzy swoją działalność opierają na kontakcie z klientem.
Każdy z nas zapewne pamięta okres w okolicach maja 2018 roku. Właśnie wtedy na skrzynki mailowe falowo zaczęły napływać kolejne wiadomości o wprowadzeniu zasad zgodnych z RODO. Początkowo można było odnieść wrażenie, że będzie to kolejny aspekt, w który będzie włożyć dużo pracy. Czas pokazał, że odpowiednio wprowadzone zasady dotyczące ochrony danych osobowych
w każdej branży, w tym także RODO dla tłumaczy, to obowiązek, z którym warto się uporać możliwie jak najszybciej.
RODO dla tłumaczy – krok po kroku
Aby osoba wykonująca zawód tłumacza mogła zgodnie z prawem świadczyć swoje usługi, powinna spełnić kilka formalnych wymogów dotyczących procesu przetwarzania danych osobowych. Wśród nich można wyróżnić:
Dokładny rejestr czynności przetwarzania danych: tłumacz musi spisać wszystkie zbiory
i grupy, w których pojawiają się jakiekolwiek dane osobowe klientów. Dodatkowo należy opisać w jakich sytuacjach są one przetwarzane, do jakiego celu są wykorzystywane i kto ma do nich dostęp. Zalicza się do nich na przykład zbiór kontaktów na poczcie mailowej
i w telefonie komórkowym, informacje na potrzeby wystawiania faktur czy dane potrzebne
do sporządzenia umowy;Polityka prywatności: zbiór informacji o sposobie wykorzystywania danych osobowych
w ramach RODO dla tłumaczy. Umieszczany jest jako dokument na stronie internetowej. Zawiera takie informacje, jak sposób zbierania danych od użytkowników, komunikowania się
z nimi czy spis możliwości związanych ze zmianą lub usunięciem informacji na swój temat;Umowa powierzenia danych osobowych: spis wszystkich informacji dotyczących przedmiotu, czasu trwania, charakteru i celu, a także rodzaju danych osobowych, jakie będą zbierane
w ramach realizacji usługi. Obowiązuje obie strony i stawia przed klientem możliwości naniesienia poprawek, zmian lub całkowitego usunięcia informacji na swój temat w dowolnym momencie.
RODO dla tłumaczy i niezbędne uprawnienia
Rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych tak naprawdę dla wszystkich rodzajów usług jest bardzo podobne. Jego założenia stawiają przed osobami fizycznymi pełną kontrolę nad informacjami na swój temat. RODO dla tłumaczy zawiera więc kilka wytycznych, którymi muszą kierować się osoby dokonujące tłumaczeń, aby były podmiotami godnymi zaufania.
W myśl przepisów o RODO dla tłumaczy, informacje o danych osobowych są:
- Niezbędne dla tłumaczy w celu wykonywania swojej pracy;
- Wykorzystywane jedynie w celach zawodowych;
- Możliwe do wglądu dla osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli zasady RODO dla tłumaczy są respektowane przez osobę wykonującą tą czynność, nie
ma powodu, aby bać się o swoją prywatność. Unijne rozporządzenie jasno określa, jakie są obowiązki
w tej dziedzinie. Z tego powodu cały proces związany z przetwarzaniem takich informacji jest pod pełną kontrolą osoby, której one dotyczą.
RODO dla tłumaczy warunkuje współpracę
Bardzo ważnym aspektem dotyczącym procesu ochrony i przetwarzania danych osobowych
są konsekwencje braku wyrażenia na to zgody. Warto pamiętać, że administrator takich informacji (czyli w tym przypadku tłumacz) wykorzystuje je tylko i wyłącznie do celów zawodowych. Stosując się do przepisów i treści rozporządzenia, zakazanym dla niego jest używanie ich w innym zakresie.
Jeżeli jednak dana osoba nie wyrazi zgody na przetwarzanie, musi mieć świadomość, że nie będzie możliwe skorzystanie z usług tłumaczeń. RODO dla tłumaczy powinno zawierać informację
o takiej sytuacji i informować o tym już na samym początku.
Kary pieniężne
Na podmioty, które nie będą stosowały się do rozporządzenia unijnego dotyczącego ochrony danych osobowych mogą zostać nałożone ogromne kary pieniężne. RODO dla tłumaczy oczywiście także zakłada taką formę sankcji za nienależytą dbałość o informacje na temat swoich klientów.
W rozporządzeniu pojawiły się dokładne widełki, jeśli chodzi o wysokość kar finansowych i wynoszą:
20 milionów euro lub do 4% rocznego obrotu firmy (za naruszenie artykułów 5, 7, 15 i 16 rozporządzenia);
10 milionów euro lub do 2% rocznego obrotu firmy (za naruszenie artykułów 25, 29, 30, 31
i 32 rozporządzenia);10-100 tysięcy złotych (nakładane z reguły na firmy z sektorów administracji publicznej
i kultury).
Na co należy uważać przy wyborze tłumacza?
Obszerny spis obowiązków związanych z RODO dla tłumaczy sprawia, że osoby pełniące
tę funkcję muszą mieć się na baczności. Każde, nawet najmniejsze uchybienie w procesie przetwarzania danych osobowych może zakończyć się potężną karą finansową. Warto zatem jak najdokładniej opisać i wymienić wszystkie czynności, jakie będzie wykonywało się w związku ze zbieraniem
i administrowaniem informacjami na temat klientów czy osób fizycznych.
Chcąc skorzystać z usługi tłumacza, nie mając przy tym wątpliwości co do swoich danych, warto zwrócić uwagę na takie aspekty, jak:
- Dostępność polityki prywatności na stronie internetowej;
- Spis rejestru czynności w związku z danymi osobowymi;
- Rodzaje i źródła danych, jakie będą zbierane przed tłumacza;
- Spis praw użytkownika związanych z przetwarzaniem;
- Treść umowy powierzenia swoich danych osobowych;
- Informacje o tym, kto jest administratorem i inspektorem ochrony danych;
Mam na imię Andrzej i jestem urodzonym kaliszaninem. Od 2 lat jednak mieszkam we Wrocławiu, gdzie pracuję w dużej firmie informatycznej. Moją pasją od dziecka było pisanie oraz języki obce. Dziś swoją fascynację łączę z pracą, która bardzo lubię za elastyczność i możliwości rozwoju. Dzięki temu dobrze wiem, jak przełożyć teorię na praktykę. Z przyjemnością podzielę się z Wami swoją wiedzą i spostrzeżeniami na różne tematy. Po pracy chętnie spędzam wolny czas na wyprawach w góry albo na wycieczkach rowerowych.
