Jak tłumaczyć dokumenty księgowe?

Jak tłumaczyć dokumenty księgowe? Czym są dokumenty księgowe? Czy dokumenty księgowe należy tłumaczyć? Czy fakturę czy rozliczenie podatkowe musi przetłumaczyć tłumacz przysięgły? Czy biura tłumaczeń zajmują się tłumaczeniem dokumentów księgowych?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i nagle musisz zmierzyć się z tematem tłumaczenia dokumentów księgowych, to tutaj znajdziesz odpowiedzi na pytania, które Cię nurtują.

 

Czym są dokumenty księgowe?

 

Dokumentami księgowymi określa się dowody potwierdzają zaistniałe wydarzenia gospodarcze ujęte w ewidencji księgowej.

Ze względu na dużą ilość i różnorodność dokumentów księgowych dokonuje się ich klasyfikacji.

Najczęściej stosuje się podział ze względu na jednostkę wystawiającą takie dokumenty np.:

  • dokumenty zewnętrzne obce – dokumenty otrzymywane w oryginale od kontrahentów, np. faktura VAT zakupu czy rachunek,
  • dokumenty zewnętrzne własne – dokumenty przekazywane w oryginale kontrahentom, np. faktura VAT sprzedaży, protokoły reklamacyjne sprzedaży, rachunek,
  • dowody wewnętrzne – dokumenty dotyczące operacji wewnątrz firmy, np. raport kasowy, lista płac, wyciąg bankowy.

Dokumenty księgowe należy starannie przechowywać w odpowiednio zorganizowanych archiwach. Ich zestawienia powinny zostać ułożone w porządku i kolejności dostosowanej do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Sposób przechowywania powinien zapewniać nienaruszalność oraz łatwe odszukanie.

Należy również zapoznać się z odpowiednimi okresami przechowywania takich dokumentów, które mogą być rożne.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty księgowe dotyczą. Niektóre dokumenty dotyczące wieloletnich inwestycji, należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów.

Obecnie, w czasach otwartych granic, chętnie podróżujemy, oraz nawiązujemy coraz więcej międzynarodowych kontaktów. Często podejmujemy wspólne interesy z zagranicznymi partnerami. Nabywamy towary i usługi od kontrahentów zagranicznych za co otrzymujemy faktury w języku obcym.

To stawia jednak przed nami wyzwania i obowiązki. Z takim kontrahentem musimy przecież w jakiś sposób się porozumieć i rozliczyć. A ponadto, powinniśmy się zastanowić, czy istnieje obowiązek tłumaczenia dokumentów księgowych i komu ewentualnie zlecić przekład umów, faktur itp.

Czy tego typu tłumaczenie powinien wykonać tłumacz przysięgły? Czy tłumaczenie dokumentów księgowych jest wymagane przez jakieś przepisy?

 

Tłumaczenie dokumentów księgowych a obowiązujące przepisy

 

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że powinna być ona prowadzona na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny, a także trwały. Czyli dokumenty księgowe powinny być sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała dla przedsiębiorcy.

Wyjątek od reguły stanowi zapis w ordynacji podatkowej i art. 287 § 1 pkt 2, który mówi o tym, że w razie kontroli skarbowej lub podatkowej, na żądanie osoby kontrolującej, należy przedstawić odpowiedni przekład kontrolowanych dokumentów.

Więcej informacji na temat tłumaczeń możesz znaleźć tutaj: Jak skutecznie i zgodnie z prawem sporządzać tłumaczenia poświadczone dokumentów?

 

Czy tłumaczenie dokumentacji księgowej jest zatem konieczne?

 

Jak wynika z wyżej wymienionego rozporządzenia, tłumaczenie dokumentów dla polskich celów rozliczeniowych nie jest wymagane i nie grozi też za nieposiadanie takiego tłumaczenia żadna kara.

Gdy osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości rozumie treść dokumentów, nie musi zlecać ich przetłumaczenia profesjonalnym tłumaczom.

Jednakże, dla naszego własnego komfortu, powinniśmy przygotować tłumaczenie niektórych dokumentów, w szczególności gdy nasze interesy prowadzimy z takimi krajami jak Chiny, Japonia czy Rosja.

 

Kto zazwyczaj zleca tłumaczenie dokumentacji księgowej?

 

Najczęściej tłumaczenia dokumentów księgowych zlecają oczywiście firmy i przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Na zlecenie tłumaczenia, firmy raczej wybierają biura tłumaczeń z zewnątrz, które są w stanie zapewnić im wybór specjalistów władających nawet najbardziej egzotycznymi językami świata.

W przypadku konieczności przetłumaczenia dokumentów na żądanie organu kontrolującego, niezbędne jest także skorzystanie z usług tłumacza przysięgłego a w biurze tłumaczeń obie opcje są dostępne “od ręki”.

Wymóg tłumaczenia uwierzytelnionego dla dokumentów poddawanych kontroli to wymóg wspomnianej już ordynacji podatkowe, który mówi, że: „ przedsiębiorca w razie kontroli powinien: przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli”.

Niejednokrotnie tłumaczenia takich dokumentów potrzebują także “zwykli obywatele” – osoby fizyczne – np. przy ubieganiu się o kredyt w Polsce, należy przedstawić tłumaczenie przysięgłe wyciągu z konta jako udokumentowanie stałych dochodów w trakcie pracy za granicą.

 

Jak tłumaczyć dokumenty księgowe?

 

Jeżeli zdecydujesz się na wykonanie tłumaczenia sporządzonej w języku obcym dokumentacji lub tłumaczenia księgowe polskich dokumentów na język obcy, to najlepiej to zlecić profesjonaliście.

Natomiast, jeśli tłumaczenie jest Ci potrzebne jedynie do celów własnych i nie musisz go przedstawiać w żadnym urzędzie, to tłumaczenie możesz wykonać osobiście.

Jeśli Twój język obcy jest na doskonałym poziomie a rachunkowość to Twój konik, to nie ma do tego przeszkód. Jednakże, w razie powstałych błędów księgowych wskutek złego zinterpretowania tekstu źródłowego, będzie odpowiadał przedsiębiorca czyli Ty sam.

 

Kto może się podjąć przekładu dokumentacji księgowej?

 

Niewątpliwie tłumaczenia księgowe czy finansowe należą do grupy tłumaczeń specjalistycznych. Dlatego należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści sporządzonej w języku obcym.

Tłumaczenia specjalistyczne zawsze są wykonywane przez specjalistę z danej dziedziny, dlatego każdy tłumacz ma swoją wąską specjalizację i wykonuje tłumaczenia w konkretnym ich obszarze.

Do tłumaczeń specjalistycznych branży finansowo – ekonomicznej można zaliczyć:

  • bilanse roczne, półroczne czy kwartalne,
  • rachunki strat i zysków,
  • pinie biegłych rewidentów,
  • biznes plany,
  • dokumenty podatkowe,
  • analizy SWOT.

Język i terminologia używana w księgowości oraz przepisy sporządzania takich dokumentów różnią się w zależności od kraju pochodzenia dokumentu. Dlatego też tłumaczenia tego typu wymagają wyspecjalizowanych tłumaczy, posiadających wiedzę w tej dziedzinie.

Profesjonalny tłumacz – specjalista, czy to zwykły czy tłumacz przysięgły, doskonale wie o istniejących różnicach i specyficznych wytycznych dotyczących między innymi: formatowania, numerowania czy innych warunków, które musi spełnić określony dokument.

Dodatkowo, taki tłumacz musi posiadać odpowiednie kompetencje w celu rozpoznania jakiego rodzaju dokument będzie tłumaczył aby móc użyć prawidłowego nazewnictwa.

Tłumacz – ekspert powinien na bieżąco śledzić zmiany, jakie zachodzą w przepisach. Przepisy te są niezwykle restrykcyjne, dlatego przekład dokumentów księgowych jakiego podejmuje się tłumacz, musi zostać dopracowany szczegółowo pod względem merytorycznym, w zgodzie z regulacjami prawnymi.

 

Jakie są koszty związane z tłumaczeniem dokumentów księgowych?

 

Korzystając z usług tłumacza czy biura tłumaczeń, przedsiębiorca ponosi wydatek. Taki wydatek można zaksięgować w kosztach uzyskania przychodu.

Zaliczenie wydatku do kosztów powinno być oczywiście udokumentowane fakturą otrzymaną od tłumacza lub biura, które dokonało przekładu. Rachunek potwierdzający tłumaczenie może również wystawić tłumacz przysięgły, nieprowadzący działalności gospodarczej.

Ponadto, w razie nakazu dostarczenia tłumaczenia dokumentów księgowych na polecenie odpowiedniego organu, ordynacja podatkowa wskazuje, że tłumaczenie przedsiębiorca jest obowiązany wykonać na koszt własny zgodnie z art. 189 § 3.

 

Kiedy i w jaki sposób tłumaczyć dokumenty księgowe?

 

W zasadzie dokumenty księgowe można przetłumaczyć dopiero wtedy, kiedy zażądają tego urzędnicy. Zazwyczaj ma to miejsce podczas kontroli podatkowej lub skarbowej.

Można również wcześniej, dla świętego spokoju, każdy dokument dla zagranicznego klienta, sporządzić w dwóch językach – zarówno polskim jak i obcym.

 

Dowiedz się również o tym dlaczego nie należy zlecać tłumaczenia na ostatnią chwilę?